1. Responsable du traitement

La société Act & Care, situé au 16 Rue d’Elsenbosch, 1357 Hélécine, Belgique, est responsable des traitements de données. Pour toute question ou demande relative à vos données, vous pouvez nous contacter :

• Gsm / téléphone : +32 496 26 29 82
• Email : contact@actandcare.be

2. Les bases juridiques du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions règlementaires sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») entré en vigueur dans toute l’UE le 25 mai 2018), dans les hypothèses suivantes :

• Exécution d’un contrat : Lorsque les données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ;
• Consentement : Pour l’envoi de communications commerciales ;
• Obligation légale : Pour respecter les obligations fiscales, comptables ou relatives à la formation professionnelle ;
• Intérêt légitime : Lorsque le traitement répond à un besoin opérationnel justifié.

3. Finalité du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes. En ce sens, les données personnelles seront traitées aux fins suivantes :

• Proposition de contrats : Gérer les demandes et établir des propositions commerciales ;
• Facturation et paiements : Traiter les transactions financières avec les clients et les fournisseurs ;
• Communication : Gérer les échanges avec les clients pour le support et les informations ;
• Formations : Organiser, gérer et suivre les activités de formation.
• Commandes : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.

Les sources et le type des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont recueillies directement auprès de la personne physique concernée dans le cadre des relations d’affaires avec Act & Care srl. Dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour fournir les services, les données à caractère personnel peuvent être recueillies indirectement auprès d’un intermédiaire ou auprès de sources accessibles au public (par exemple BCE, presse, internet, publications diverses, …).

3.1. La source des données à protéger

Les catégories de données personnelles qu’Act & Care srl peut traiter en relation avec ces termes comprennent :

• Toutes les informations fournies directement à Act & Care srl ;
• Toutes les informations qu’Act & Care srl obtient indirectement de la part de tiers conformément à leur politique de confidentialité ou auprès de sources accessibles au public.

3.2 Les données pertinentes à conserver

Les données à caractère personnel qui sont jugées comme étant pertinentes pour le bon fonctionnement de la relation d’affaires, sans toutefois s’y limiter, sont les informations suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse, téléphone, email ;
• Données professionnelles : fonction, employeur ;
• Données financières : informations de facturation et paiements ;
• Données relatives à la formation : participation, attestations, évaluations ;
• Données de communication : correspondance par email, SMS, ou téléphone.

4. Transfert des données à un tiers

4.1 Partage des informations au sein de l’Union Européenne (UE)

Les données en possession de Act & Care srl pourront être transmises à des tiers dans le cadre de la réalisation de la mission confiée à Act & Care srl :

• Sans accord préalable du client si :
  • Act & Care srl y est contrainte par la loi ;
  • Ces informations sont destinées, dans le cadre de leurs propres obligations légales ou réglementaires, à des professionnels réglementés avec lesquels le client est actuellement en relation d’affaires (Les sous-traitants et prestataires contractuels pour l’exécution des finalités prévues)
• Avec accord préalable du client dans tous les autres cas, par exemple à destination d’organismes de réglementation, d’administrations publiques ou d’organismes d’application de la loi.

Act & Care srl devra s’assurer que le destinataire des données à caractère personnel garantit le même niveau de protection des données.

4.2 Partage des informations en dehors de l’UE

En cas de transfert des données à caractère personnel à des destinataires situés dans des pays hors de l’Union Européenne, ces transferts peuvent avoir lieu aux mêmes conditions que 4.1), uniquement si ledit pays est reconnu par les organismes européens comme garantissant un niveau de protection similaire des données (par exemple la Suisse).

Dans tous les autres cas, le consentement explicite du client doit être obtenu préalablement.

5. Conservation des données à caractère personnel

Act & Care srl mettra en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour garantir la sécurité des données personnelles contre tout accès, perte, divulgation ou destruction non autorisés.

Les données sont conservées par Act & Care srl aussi longtemps que cela s’avère nécessaire au regard de la relation d’affaires avec le client et pour atteindre les finalités prévues :

• Propositions de contrats : Jusqu’à 3 ans après le dernier contact ;
• Facturation et paiements : 10 ans, conformément aux obligations comptables ;
• Formations : 3 ans pour les justificatifs de formation ;
• Communication : Jusqu’à la fin de la relation contractuelle ou retrait du consentement.

Si les données ne sont plus requises au regard des obligations contractuelles, elles seront détruites, à moins que leur utilisation ne soit encore nécessaire afin de satisfaire les obligations de conservation conformément à la loi en vigueur, la société ayant choisi d’harmoniser les délais et de retenir une durée de conservation de 3 ans sauf exigence légale ou règlementaire d’une durée supérieure.

6. Droits du client en matière de confidentialité des données à caractère personnel / Responsable du traitement des données

Chaque personne concernée a le droit de consulter, de demander la rectification, la suppression ou la restriction du traitement de ses données à caractère personnel.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : Obtenir une copie de vos données personnelles ;
• Rectification : Corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Effacement : Demander la suppression de vos données dans certains cas ;
• Limitation : Restreindre temporairement l’utilisation de vos données ;
• Opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes ;
• Portabilité : Récupérer vos données dans un format structuré.

Néanmoins, dans le cadre de la relation d’affaires, le client doit fournir toutes les données à caractère personnel requises permettant d’accepter, d’établir et de maintenir la relation d’affaires et de satisfaire aux obligations légales et contractuelles qui y sont liées.

Sans ces données, Act & Care srl ne sera pas en mesure d’exécuter la convention conclue.

Act & Care srl est responsable du traitement des données à caractère personnel. Si toute personne physique se trouvant dans sa base de données souhaite faire valoir ses droits ou poser des questions concernant le traitement desdites données, il pourra contacter : contact@actandcare.be

7. Modifications

Cette politique peut être mise à jour à tout moment. La date de dernière mise à jour est indiquée ci-dessous :

Dernière mise à jour : 31.12.2025